【レポート系】

【運営してみた】JAWS-UG 初心者支部&千葉支部 #26 新人さん歓迎!ハンズオン&LT(オンライン)

JAWS-UG 初心者支部の織田です。
「初心者支部&千葉支部 #26 新人さん歓迎!ハンズオン&LT(オンライン)」の企画をさせてもらいました。 他のオンライン企画なのでの参考になれば幸いです。

時系列で整理


<2020/04/04(土)昼>

初心者支部メンバーでの今期の動きの相談会を実施しました。
"初心者支部イベント#26"について決まったことが以下事項。

  • 新入社員向けのハンズオンをやろう
  • AWSJの金澤さんのイベント#24以来のハンズオン再演
  • "初心者支部イベント#24"で出た金澤さんからの宿題LTをやろう
  • 企画・アンケートは「織田さん」
  • connpass作成は「山原さん」
  • GWに入る前にはやりたいので実施日は2020/04/28(火)付近
  • 時間は20:00~22:00

<2020/04/04(土)夜>

AWSJの金澤さんとの調整開始
調整した事項は以下

  • 開催日時
  • ハンズオンでの時間
  • 金澤さんの目的

悩み始めたのはココからですねーー ココからっていうかド頭から何ですけど!!

「どこまで自分の判断で決めていいのか?」というのが悩んで、chatに書く文章を何度も推敲しました。
悩む理由としては「私の判断としてどこまで決めてしまっていいのかな?」というのが主だったように感じます。
やり切った今から考えると、「やってしまえ」と思っちゃいます。

<2020/04/10(金)>

connpassの公開!!!
ありがとう山原さん!!!

並行して伊藤さんがLT参加表明!!
よし!順調・順調!!って思った瞬間。
参加者数が増えるのも嬉しいですがLTやチューターは仲間が増える感じで嬉しくなるね

<2020/04/11(土)>

一般枠の50人が一晩で埋まる。
流石です、JAWS-UG

<2020/04/12(日)>

ここから第二弾の悩み、『募集枠をどこまで広げるか??』
でもココは贅沢な悩みで、企画の楽しみを味わえたと思います。

  • amazon chimeでは250名まで可能、そこまでトライする?
  • 運営一人で何人フォロー出来るだろうか?
  • 実参加者数は経験上では登録数の1/2〜2/3ぐらいになので、250でも蓋を開けると、125〜160ぐらいになるかな。
  • 拡大の通知は朝・昼・夜どこで出す?

<2020/04/13(日)>

150名枠の設定することで決定。
実参加者数は100名でとなり、1人10名ぐらいフォローならイケるかなという推定。

<2020/04/13(日)夜>

千葉支部の山口さん、和田さん、北原さんがコラボしてくれることが決定!!
やったね!100人力だよ!!
もうChimeの限界まで解放して良いのじゃないの?!って勢いになっちゃうけど、自制・自制。
並行して、足りなかったLTを千葉支部の和田さんにお願い。
色々お願いして申し訳なかったです、そしてありがとうございます。

<2020/04/14(月)〜2020/04/16(土)>

運営側・参加者から客観的にみて、どうすれば上手く行くかなぁと考えて、みんなと相談していた期間。

  • 休憩時間で音楽を流したい
    ・案1:マイクに直接音楽を流す
     ⇨音割れして聴けるモノではない。
    ・案2:SoundFlowerでChimeに直接流す
     ⇨chimeの特性で高音と低音が圧縮されてAMラジオっぽい音質になっちゃう。
     ⇨SkypeやZoomなど他TV会議システムでも試しましたが、どうやらChimeは人の音声を聴きやすくするために、高音域・低音域を除外しているようです。
    ・案3:twichでの配信に切り替えて、音楽とchimeをミキシングして流す
     ⇨タイムラグが発生するのでハンズオンでの運用が耐えれない

・結論:音は流さずに雑談で盛り上げる

  • 参加者とQAのやりとり
    ・案1:Amazon chimeのチャット利用
     ⇨複数個の質問を処理できない。
    ・案2:google スプレッドシートを利用
     ⇨並行で運営・チューターが処理できる。

・結論:スプレッドシートを利用する
作ったスプレッドシートは以下です。
会話が出来る場所が作れたらとコメント枠を作っていましたが
思ったよりも盛り上がりがあって作って良かった余白でした。

・反省点:画像の画面共有ができない
今回新人さんが多い前提だったので、画面共有の場を設けれないのは失敗でした。
スプレッドシートにQuestionを書いてもらうには、質問を正しく言語化してもらうことが前提になってしまっていたので、簡単に連携してもらうために初心者支部のTwitterアカウントに投げてもらうとかの運用でも良かったかなぁ。

<2020/04/17(日)>

LTの枠が埋まっていなかったので、お願い出来る方を探すことになりました。
"初心者支部イベント#24"での宿題を記事にして頂いたBatchiさんにお願いすることにしました。
https://dev.classmethod.jp/articles/jawsug-bgnr-24-serverless/

クラスメソッドさんの記事からTwitterの連絡先をGETして、直接お願いした感じです。
急な依頼にも関わらず、対応して頂きましてBatchiさんありがとうございました。 本当に感謝です。

<2020/04/26(日)>

リハーサルな日
chimeを使った画面共有や流れの整理をしてました。

・反省点
画面共有のテストを実施してましたが、1度上手く行っただけでOKって流してしまったのが間違いでした。
初めて会った人が多かったので、画面共有が少し上手く行かない場合でも、「あとで練習しておきます」って会話になってしまったのですが、ちゃんとテストするんだったなぁと反省
みんなの時間を頂くけど、本番と同じ環境にしてテストをする。というのが大切ですね。

<2020/04/28(火)>

本番。
午後休暇を使って自分の中で妄想リハをして準備。(当日やるべきではないよね。)

画面共有で少しトラブルもありましたが、みなさんの時間を気にして頂いた結果もあり、概ね時間通りに運用することが出来ました。
タイムテーブルはバッファを設けるのがやっぱり必要ですね。余れば休憩でも良いし、雑談やQAタイムを増やすことが出来るので盛り上がった流れを壊さないことも出来るような気がします

配信時の環境は

  • 配信用
  • モニター&QA&Twitter用
  • 時計
  • メモ
    という環境でした。
    配信用マシンに色々載せると固まる可能性があるので、あまり触らないことがオススメ

終わってから


Twitterの感想やアンケートを見て、やって良かったと感じます。これが運営の皆さんが感じている達成感なのかなぁ。
色々頭や気を回した期間でしたが、終われば楽しい期間でした。

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